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5 Tipps für gutes Projektmanagement in der Architektur

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Als Architekt steht man mit einem Bein immer fest verwurzelt im Projektmanagement. Es ist immerhin die Grundlage dieses Berufs an befristeten Vorhaben zu arbeiten, die mit der Fertigstellung der Planung oder dem Abschluss der Bauphase beendet werden – je nach dem, wie der Vertrag es vorsieht. Auf jeden Fall erfordert die Tätigkeit ein gewisses Organisationstalent. Warum? Weil bei einem Architektur-Projekt viele verschiedene Parteien beteiligt sind, deren Jobs sich ineinander verzahnen. Das heißt, der eine hängt mal abwechselnd davon ab, oder andere rechtzeitig fertig wird.

Damit Sie als Architekt komplexe Projekte stemmen können, haben sich in der Praxis verschiedene Vorgehensweisen bewährt. Wir stellen einige davon vor und zeigen, worauf Sie für eine optimale Terminplanung achten sollten.

Tipp #1: Abhängigkeiten identifizieren

Erfahrene Architekten erstellen anfänglich eine grobe Planung. Software, wie Zoho Projects hilft ihnen dabei es übersichtlich zu machen. Bei diesem Schritt geht es darum notwendige Etappen zu identifizieren. Etappen, die der Architekt einhalten muss.

Im zweiten Schritt werden die Aufgaben der andere Beteiligten in den Zeitstrahl ergänzt. Also die Zeitpunkte, zu denen Baufirmen, Engineering und Facility Management usw. wichtige Parts übernehmen. So entsteht eine ganzheitliche Übersicht aller paralleler Aktivitäten.

Als letzten Schritt der Planung gilt es die kritischen Zeitpunkte zu identifizieren. Diejenigen Termine, wo eine Partei ihren Job nur machen kann, wenn die andere ihren rechtzeitig erledigt. Im Laufe komplexer Bauvorhaben häufig der Fall. Auf diese Zeitpunkte muss im Laufe der Arbeiten besonders geachtet werden. Gut, wenn man darauf vorbereitet ist.

Tipp #2: Regelmäßige Treffen

Im Projektmanagement ist es üblich regelmäßige Meetings der wichtigsten Stakeholder durchzuführen. Bereichsübergreifende Kommunikation ist äußerst hilfreich dabei Probleme zu identifizieren, bevor sie wirklich akut werden. In den gemeinsamen Gesprächen kommen mehrere Perspektiven zur Sprache. Das fördert den Fortschritt ganz deutlich.

Tipp #3: Controlling

Jedes Projekt wird mit einem Budget gestartet. Essenzieller Teil des Projektmanagements ist es daher die Einhaltung der finanziellen Mittel zu überwachen. Beginnen Sie rechtzeitig mit dem Controlling und überprüfen sie immer wieder die Entwicklung der Kostensituation. Vor allem dann, wenn wichtige Milestones abgeschlossen wurden. Sollte nämlich das Geld absehbar knapp werden, darf das nicht erst am Ende, kurz vor knapp, bekannt werden. Ansonsten droht eine gefährliche Finanzierungslücke. Mögliche Haftung mit eingeschlossen.

Tipp #4: Ausschreibungen richtig nutzen

Man sagt, dass der Gewinn im Einkauf liegt. Vor allem im Bereich Architektur. Umsätze sind durchs Budget begrenzt. Die Kosten sind die einzige Einflussgröße, bei der Sie Gewinne erzielen können. Nutzen Sie das Mittel der Ausschreibung wirklich exzessiv. Nicht nur ein Portal, sondern am besten mehrere und gerne auch international agieren. Wettbewerb in Sachen Kosten hat noch nie geschadet.

Tipp #5: Die richtige Software nutzen

Für jede wichtige Angelegenheit eine schön große Excel-Tabelle anlegen. Kann man machen, muss man aber nicht. Viel besser ist es auf eine Software zu setzen, die den kompletten Workflow und alle Aktivitäten berücksichtigt, die für Projektmanager wichtig sind. In diesem Bereich hat sich in den letzten Jahren viel getan. Zahlreiche Anbieter für ERP Softwarepakte und branchenspezifische Lösungen haben den Markt aufgerollt. Vorteil solcher Programme ist, dass sie mit einer Datenbank arbeiten. Das bedeutet: viele Mitarbeiter können simultan Daten eingeben. Aus diesen Datensätzen werden wiederum welche generiert, die für andere Beteiligte wichtig sind. So gehen keine Infos verloren und die Arbeit wird ganz erheblich beschleunigt, weil jede Aktivität digital erfasst wird.